Pozytywnym znakiem jest to, że specjaliści ds. księgowości i finansów są zawsze zajęci. Oznacza to, że należysz podobnie jak ksiegowagdansk.com do dobrze prosperującej branży. Czasami jednak szybki, ciągły styl pracy może stać się zbyt gorączkowy, co utrudnia dostarczenie wysokiej jakości pracy w terminie. Pomocne mogą być wskazówki dotyczące zarządzania czasem.
Ale najpierw ta wiadomość. Pracownicy uważają za najbardziej rozpraszające ich w pracy: rozmowy i kontakty towarzyskie, korzystanie z Internetu niezwiązane z biznesem, spotkania, osobiste rozmowy i e-maile.
Możesz pomyśleć, że nie masz wolnej minuty na zarządzanie problemami z czasem, takimi jak poczta e-mail. Rzeczywistość jest jednak taka, że niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem finansowym, księgowym, analitykiem finansowym czy menedżerem płac, nie możesz sobie na to pozwolić.
Oto kilka wskazówek dotyczących zarządzania czasem, które pomogą Tobie i osobom, które nadzorujesz, zapanować nad swoimi harmonogramami.
Ustal priorytety swoich zadań
Najpierw najważniejsze. To jedna z najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania czasem, ale jak Ty lub Twoi pracownicy możecie to zastosować w praktyce? Poświęć kilka minut przed każdym dniem roboczym na zarysowanie tego, co należy zrobić. Gdy zadania są duże, podziel je na mniejsze, bardziej wykonalne kroki.
Jednym ze sposobów sortowania obciążenia jest system czterech folderów na pulpicie fizycznym i/lub wirtualnym. Oznacz cztery foldery: Zadania pilne (wymagane natychmiastowe działanie), zadania półpilne (do wykonania w ciągu tygodnia), zadania niepilne (do wykonania w ciągu miesiąca lub kwartału) i elementy niewymagające działania (do zachowania w celach informacyjnych). Dodaj zadania do odpowiednich folderów, gdy się pojawią. Przejrzyj pilny folder, aż zostanie wyczyszczony, a następnie przejdź do następnego folderu. Przenoś zadania od jednego do drugiego, gdy zbliżają się terminy, i wydziel czas tygodniowo, aby pozostać na szczycie niepilnych, ale ważnych spraw, takich jak terminy raportowania.
Upewnij się, że masz pełną obsadę personelu
Czas podatkowy, koniec roku podatkowego, terminy składania sprawozdań finansowych itd. Profesjonalistom w tej dziedzinie nie są obce okresy szczytu, ale pamiętaj, że najgorszy czas na zatrudnienie to czas, kiedy masz już pełne ręce roboty. Rozważ tę technikę zarządzania czasem: jeśli zaczniesz współpracę z agencją rekrutacyjną z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, możesz sprowadzić tymczasowych specjalistów, gdy ich potrzebujesz.
Zablokuj swój kalendarz
Kiedy musisz skoncentrować się na zadaniu, umieść je w swoim kalendarzu pracy, a także na liście rzeczy do zrobienia. Służy to dwóm celom: 1) Ty (i inne osoby, które mają dostęp) będziesz wiedział, aby nie planować spotkań na ten czas, oraz 2) wyskakujące powiadomienie przypomni Ci o tym, co należy zrobić. Badania wykazały, że wtorek jest najbardziej produktywnym dniem tygodnia dla większości specjalistów finansowych, a następnie poniedziałek. Ale weź pod uwagę swój własny przepływ pracy i preferencje podczas planowania pracy.