Jak rozliczyć delegację krajową?

Zakłady pracy bardzo często wysyłają swoich pracowników w delegację, podróże służbowe. Warto wiedzieć jak się z nich prawidłowo rozliczać. Jakie obowiązki powinien spełnić pracodawca, oraz pracownik, aby delegacja była rozliczona w prawidłowy sposób. Zajmijmy się rozliczaniem krajowych delegacji.

Jak wygląda zwrot kosztów podróży służbowej?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku, określa wysokość i warunki zwrotu wszelkich kosztów poniesionych na delegację krajową pracowników jednostek państwowych lub samorządowych. Pracownicy przedsiębiorstw prywatnych, powinni mieć wysokość i warunki określone w regulaminie pracy lub w zawartej umowie o pracę. Ważne jest jednak to, że zakład pracy, nie może ustalić niższej kwoty za dietę dobowej podróży służbowej, niż taka, jaka została określona dla pracowników jednostek państwowych i samorządowych. Mogą jednak ustalić wyższą kwotę, za dobową dietę w delegacji pracownika.

Pracownikowi za podróż służbową, przysługuje wynagrodzenie za dzień pracy, wynagrodzenie za dietę, oraz wszelki zwrot z tytułu z poniesionych kosztów za przejazd, nocleg, oraz innych poniesionych kosztów, które były konieczne podczas odbywania podróży służbowej.

Zdarza się czasami, że pracownik poniósł większe koszty, niż na początku zamierzano. Poniósł większe koszty niż kwota, jaka została pracownikowi wydana. Z tego też względu przysługuje mu zwrot, dodatkowych, wyższych kosztów, o ile są one udokumentowane, a ich poniesienie było konieczne dla dobra przedsiębiorstwa.

Ile wynosi dieta krajowa?

W 2015 roku wysokość diety krajowej nie zmieniła się, w porównaniu do roku poprzedniego, i wynosi 30 złotych. Istotne jest to, że wszelkie należności związane z tytułem diet krajowych są obliczane za czas od momentu rozpoczęcia podróży, aż do powrotu po wykonaniu zadania, które zostało zlecone pracownikowi. Istnieją zasady dotyczące wypłat diety krajowej. Od 8 do 12 godzin podróży przysługuje pracownikowi połowa diety, natomiast powyżej 12 godzin, przysługuje pracownikowi pełna wysokość diety. Dodatkowo warto wiedzieć, że gdy podróż krajowa służbowa trwa więcej niż dobę, to pracownikowi przysługuje pełna wysokość diety. Każda doba, która nie jest pełna to połowa diety krajowej, jeżeli trwa do 8 godzin, a pełna wysokość diety, gdy podróż krajowa trwa ponad 8 godzin.
Dodatkowe zwroty.

Oprócz diet, pracownikowi należy się zwrot za podróż, jeżeli jest odbyta pojazdem pracownika. Czasami pracodawca nie jest w stanie zagwarantować pojazdu lub daje pracownikowi wolną rękę. W przypadku podróży własnym samochodem, pracownikowi przysługuje zwrot za kosztów przejazdu. Stawki maksymalne za kilometr podróży wynoszą: dla samochodów o pojemności do 900cm3 – 0, 52zł, dla samochodów powyżej pojemności 900cm3 wynosi 0, 83zł, dla motocykla 0, 23zł, a motoroweru 0, 13zł.

Pracownik musi prowadzić ewidencję przebytych kilometrów. Po to, aby pracodawca mógł się z nim rozliczyć i stwierdzić czy nie jest oszukiwany przez pracownika. Pracodawca przed odbyciem podróży służbowej pracownika, musi określić, jakim pojazdem ma pracownik wyjechać w podróż, znać markę, pojemność, oraz numer rejestracyjny samochodu.

Wyjazdy służbowe często są bardzo męczące i kosztowne, dlatego pracownikowi należy się zwrot wszelkich poniesionych kosztów, nawet tych związanych z pożywieniem. Warto wcześniej przed wyruszeniem w podróż skonsultować wszystkie potencjalne wydatki z pracodawcą, oraz sprawdzić regulamin zakładowy dotyczący wyjazdów delegacyjnych. Warto mieć świadomość, że wszystkie wydatki należy skrupulatnie zapisywać i prowadzić ich ewidencję w formie rachunków, czy to faktur, czy paragonów.

Jest to o tyle ważne, że pracodawca może zawsze chcieć od nas dokumentację potwierdzającą poniesione koszty i wydatki. Przedstawiając taką dokumentację swojemu pracodawcy stajemy się w jego oczach wiarygodnym i uczciwym pracownikiem, oraz unikamy wielu nieporozumień i niepotrzebnych oskarżeń. Warto o to zadbać.

Źródło: http://jcmksiegowosc.pl/ – usługi księgowe