Centra konferencyjne cieszą się w ostatnich latach coraz większą popularnością nie tylko wśród potężnych korporacji czy poważnych przedsiębiorstw. Nawet niezbyt duże firmy, chętnie organizują szkolenia, kursy i konferencje dla swoich pracowników. Niewiele zakładów, czy przedsiębiorstw posiada własne sale, które mogłyby zapewnić dogodne warunki do przeprowadzenia takich spotkań. Nie chodzi tylko o powierzchnię, wiadomo, że małe audyty czy praca w grupie kilku osób odbywają się zazwyczaj w miejscu pracy, ale już zorganizowanie szkolenia czy konferencji dla większej liczby uczestników może okazać się niewykonalne. Dochodzą jeszcze kursy i szkolenia organizowane przez zewnętrzne firmy, specjalizujące się w takich przedsięwzięciach, przeprowadzając swoje spotkania dla kilku podmiotów jednocześnie.
Jak wybrać salę konferencyjna? Dostępność tego typu obiektów jest naprawdę bardzo duża i można się pogubić w natłoku ofert. Pierwszym pytaniem, jakie trzeba zadać jest przeznaczenie Sali. Inne pomieszczenie będzie nam potrzebne do przeprowadzenia konferencji, a zupełnie inne do prezentacji produktu. Jeżeli już wiadomo, jaki charakter będzie miało wydarzenie firmowe, to należy sprawdzić dostępność niezbędnych urządzeń. Dużo łatwiej jest pojechać na konferencję z samymi notatkami i nośnikiem danych, niż wybierać się w podróż ze statywami, rzutnikami czy ścieralnymi tablicami. Można sprawdzić wcześniej jakie wyposażenie jest oferowane na miejscu, korzystając z wyszukiwarki: http://www.salekonferencyjne.pl/, która pozwoli zorientować się w standardach, jakie są oferowane dla organizatorów eventów firmowych, czy biznesowych spotkań, pomoże wybrać najbardziej odpowiadającą nam lokalizację i da możliwość porównania podobnych ofert.
Drugim ważnym pytaniem, jakie trzeba zadać, jest liczba uczestników. Może się bowiem okazać, że wybrane przez nas centrum konferencyjne zwyczajnie nie pomieści zaproszonych uczestników. Często bardzo profesjonalnie przygotowane pomieszczenie konferencyjne, pełne nowoczesnych rozwiązań technicznych i wysokiej jakości sprzętu, może być po prostu za małe. Kolejnym krokiem podejmowanym podczas wyboru Sali konferencyjnej, są ramy czasowe, w jakich wydarzenie będzie się odbywało. W przypadku kursów czy szkoleń kilkudniowych, musimy się zorientować, jaką bazą noclegową dysponuje interesujący nas obiekt. Kiedy planujemy wydarzenie firmowe połączone z noclegiem, takie informacje mogą być bardzo istotne. Najczęściej centra konferencyjne posiadają bazę noclegową, lub organizowane są bezpośrednio w hotelach, ale zdarza się, że nie posiadają takich rozwiązań. Wtedy trzeba podjąć decyzję, czy dana sala odpowiada nam w takim stopniu, żeby szukać noclegu w innej lokalizacji.
Następnym i prawdopodobnie najważniejszym zadaniem organizatora będzie wybranie regionu, miasta, w którym odbędzie się konferencja czy szkolenie. Część firm wybiera miejscowości atrakcyjne turystycznie i wypoczynkowo, aby uatrakcyjnić wyjazd uczestnikom, zapewniając jednocześnie zajęcia integracyjne i wypoczynek. Z drugiej strony, przedstawiciela firm i przedsiębiorstw chcą być bliżej stolicy, gdzie możliwy jest łatwiejszy dostęp do instytucji na szczeblu państwowym, łatwiej znaleźć nowych kontrahentów i być w centrum wydarzeń.
Wiele szkoleń i kursów, organizowanych przez profesjonalne firmy, też odbywa się częściej w bliższej okolicy Warszawy, dlatego całe Województwo Mazowieckie, przygotowane jest w doskonałym stopniu na przyjmowanie delegacji i przedstawicieli biznesu, tworząc dla nich wyspecjalizowane centra konferencyjne. Można sprawdzić dostępność takich obiektów w województwie: http://www.salekonferencyjne.pl/wojewodztwo/mazowieckie/, okaże się Mazowsze ma do zaproponowania wiele interesujących lokalizacji i zainteresowani mogą wybierać spośród licznych propozycji. Warto dokładnie przeanalizować takie oferty i dostosować je do swoich potrzeb.
Czym charakteryzuje się dobre centrum konferencyjne? Tak jak zauważono wcześniej, należy zwrócić uwagę na możliwości przyjęcia konkretnej liczby uczestników. Zazwyczaj wynajmujący swoje pomieszczenia podają dokładną liczbę osób, jaką może pomieścić konkretna sala. Ważna jest tez możliwość różnorodnego ustawienia stolików lub krzeseł, dostępne są zazwyczaj popularne modele, takie jak teatralne, kinowe, szkolne czy konferencyjne. Ma to znaczenie przy wyborze formy spotkania i ma wpływ na ilość zaproszonych uczestników. Więcej osób pomieści się w ustawieniu kinowym niż w szkolnym. Dlatego trzeba mieć świadomość, czy zaproszeni goście mają tylko wysłuchać prelekcji, bez brania czynnego udziału, czy będą robili notatki podczas spotkania. Jeżeli konieczna będzie praca w grupach, bądź właśnie notowanie, wiadomo, że na sali niezbędne będą również stoliki, co zmniejszy pojemność pomieszczenia, a tym samym liczbę uczestników.
Profesjonalnie wyposażone i przygotowane centra posiadają w swojej ofercie zazwyczaj kilka pomieszczeń o różnej kubaturze. Umożliwia to zazwyczaj przeprowadzenie dużych wydarzeń firmowych czy szkoleniowych, a także spotkań bardziej kameralnych. Pozwala to uczestnikom na aranżację wielu opcji, lepiej wypadnie spotkanie kierownictwa, czy rady nadzorczej w gabinecie przeznaczonym dla kilkunastu osób, niż na auli czy Sali przygotowanej dla kilkuset gości.
Większość przedsiębiorstw i hoteli zajmujących się wynajmem sal konferencyjnych, ma zapewnione pełne zaplecze i całą infrastrukturę związana z przyjmowaniem dużej liczby gości. Chodzi nie tylko o wspomniane wcześniej miejsca noclegowe, ale również o usługi gastronomiczne. Wielogodzinne szkolenia i narady, mają zazwyczaj w swoim programie przerwy kawowe, a nawet większe bankiety. Uczestnicy konferencji wysoko oceniają takie rozwiązania organizacyjne. Drobny poczęstunek, czy słodka przekąska, jest miłym akcentem podczas wydarzeń firmowych i biznesowych. Bardziej ambitni pracodawcy potrafią uczestnikom zapewnić pełne dania obiadowe, a niejednokrotnie organizują wystawne bankiety uwieńczające wydarzenie. Warto dokładnie przeanalizować wszystkie te czynniki, przed podjęciem ostatecznej decyzji, co do wyboru miejsca konferencyjnego.