Karty paliwowe stały się niemal powszechnym elementem wyposażenia kierowcy floty samochodowej. Rozliczanie z nimi kupowanego paliwa to znaczne ułatwienie funkcjonowania każdej firmy transportowej.
Warto uświadomić sobie, że bezgotówkowe transakcje za paliwo nie są jedyną korzyścią płynącą
z posiadania karty flotowej. Rosnący zakres możliwości z nią związanych oznacza sporo udogodnień dla fleet managerów oraz kierowców.
Koszty bieżące w trasie to nie tylko paliwo
Tankowanie to oczywiście podstawowy obowiązek kierowcy będącego w trasie. W celu usprawnienia całego procesu rozliczania pracownika z wydatków służbowych stworzono karty paliwowe. Na wyznaczonych stacjach paliw kierowca bezgotówkowo płaci za benzynę bądź olej napędowy i tak naprawdę nie musi zastanawiać się, za jaką kwotę ma zatankować i czy wystarczy mu środków
na koncie. Cała procedura odbywa się między operatorem karty, a przedsiębiorstwem korzystającym
z usługi. Jednak inne wydatki bywały sporne i nie zawsze kierowca mógł liczyć na zwrot ze strony zatrudniającego. Często też na zakupy wykładał własne pieniądze. Obecnie standardy uległy polepszeniu, a pracownik może przy użyciu karty paliwowej zapłacić przykładowo za płyn do spryskiwaczy, którego zapas się skończył.
Auto będące w trasie nieustannie reprezentuje firmę transportową, do której należy, zatem koniecznie trzeba zadbać o czystość pojazdu, czego efektem są regularne wizyty w myjniach samochodowych. Posiadacze kart paliwowych mogą liczyć na rabaty także w tej kwestii. Dla przykładu właściciele kart flotowych Shell Card mają dziesięcioprocentowy upust na wszystkie myjnie przy stacjach Shell w całej Polsce. Oznacza to wymierne oszczędności dla firmy.
Duże znaczenie dla bezpieczeństwa samochodu oraz kierowcy ma wybór miejsca na postój. Coraz większe zaufanie flot zyskują płatne parkingi strzeżone, które gwarantują spokojną noc. Uiszczenie opłaty za postój również może odbywać się przy pomocy karty paliwowej.
Korzyści z posiadania karty paliwowej za granicą
Nikt nie przepada za dopełnianiem kolejnych formalności, bez względu na to, czego dotyczą. Nie inaczej jest z kierowcami, którzy w pracy często spotykają się z koniecznością wypełniania różnego rodzaju formularzy i dokumentów. Szczególnie uciążliwe jest to w przypadku zagranicznych tras, gdzie nierzadko samochód przemierza kilka państw. Zazwyczaj porusza się wtedy głównymi drogami, a te są odpłatne. Rejestracja auta oraz gotówkowe rozliczanie każdego przejechanego kilometra jest uciążliwe i czasochłonne. Ponadto sporo krajów europejskich w przypadku aut powyżej 3,5 t wymaga obecnie używania wyłącznie elektronicznego systemu rozliczania e-myta. Na szczęście zalety kart paliwowych dotyczą także zagranicznych podróży. Możliwość regulowania opłat za przejazd autostradami, mostami czy tunelami kartą flotową to od lat standard w krajach Unii Europejskiej. Zamiast rozliczać się z wszystkiego własnoręcznie, automatycznie opłaty drogowe doliczane są co miesiąc do zbiorczych faktur, gdzie wyszczególnione zostają kwoty przeznaczone na paliwo, myjnię czy właśnie myto.
Mniejsze formalności to oszczędność czasu i pieniędzy
Wspomniane miesięczne faktury to kolejne korzyści z posiadania karty paliwowej. W pierwszej kolejności zyskuje kierowca, który podczas bezgotówkowego płacenia za paliwo, zakupy bądź usługi, nie musi zbierać faktur ani sprawdzać ich poprawności. Każda transakcja jest odnotowywana przez operatora karty, by następnie znaleźć się w dokumencie zbiorczym wystawianym po każdym miesiącu. Z tej formy rozliczania wydatków korzystają także inni pracownicy firmy transportowej. Fleet manager ma możliwość wglądu w transakcje dokonywane przez kierowcę, dzięki czemu może na bieżąco monitorować pracowników i błyskawicznie reagować w przypadku wszelkiego rodzaju nadużyć. Oszustwa paliwowe wciąż stanowią duży problem dla przedsiębiorców, dlatego dodatkowa forma kontroli jest wyjątkowo cenna.
Ze zbiorczych faktur ucieszy się również księgowy, który nie musi rozliczać wszystkich operacji z osobna. Wystarczy wyobrazić sobie sytuację, kiedy we flocie składającej się ze stu samochodów każdy kierowca dostarcza każdego miesiąca po kilka faktur za paliwo oraz zakupy. W sumie daje to kilkaset dokumentów wymagających osobnej pracy. W przypadku posiadaczy kart paliwowych formalności kurczą się diametralnie, a wszelkie dokumenty niezbędne do odzyskania VAT-u wysyłane są przez operatora na bieżąco.