Prowadzenie firmy prędzej czy później prowadzi do jednego wniosku – samochód bardzo ułatwia codzienną pracę. Dojazdy do klientów, spotkania, transport sprzętu… lista szybko się wydłuża. Właśnie wtedy pojawia się pomysł leasingu. Wiele osób słyszało o tej formie finansowania, ale szczegóły bywają niejasne. Jak to wygląda w praktyce? Co właściwie podpisuje przedsiębiorca i jakie są zasady korzystania z auta w firmie? Wbrew pozorom mechanizm jest dość prosty, choć kryje kilka niuansów, o których warto wiedzieć wcześniej.

Czym właściwie jest leasing samochodu w firmie i na jakiej zasadzie działa?

Najprościej mówiąc, leasing samochodu to forma finansowania, w której przedsiębiorca korzysta z auta należącego do firmy leasingowej. Nie kupujesz pojazdu od razu za pełną kwotę. Zamiast tego płacisz miesięczne raty i używasz samochodu w działalności gospodarczej.

Mechanizm jest prosty, choć na początku może wydawać się trochę zawiły.

W praktyce wygląda to tak:

• Wybierasz samochód – nowy albo używany.
• Firma leasingowa kupuje go od sprzedawcy.
• Ty podpisujesz umowę leasingu i zaczynasz korzystać z auta.
• Co miesiąc opłacasz ratę leasingową.

Samochód formalnie pozostaje własnością leasingodawcy aż do momentu zakończenia umowy. Ty jednak możesz go normalnie użytkować w firmie – jeździć nim do klientów, na spotkania czy w delegacje.

Dla wielu przedsiębiorców to wygodne rozwiązanie z jednego powodu – nie trzeba od razu wykładać dużej kwoty na zakup auta. Zamiast jednorazowego wydatku pojawiają się przewidywalne miesięczne raty.

Czas trwania leasingu najczęściej wynosi od 2 do 5 lat. W tym czasie samochód jest wykorzystywany w firmie, a przedsiębiorca spłaca jego wartość w ratach.

Czy oznacza to, że po zakończeniu umowy auto automatycznie staje się Twoje? Niekoniecznie. W wielu przypadkach na końcu pojawia się tzw. wykup samochodu, czyli możliwość odkupienia pojazdu za ustaloną wcześniej kwotę.

To właśnie ten element sprawia, że leasing przypomina trochę połączenie wynajmu i zakupu. Korzystasz z samochodu, spłacasz jego wartość, a na końcu decydujesz – zatrzymać go czy zmienić na nowszy model.

Dla firmy ma to jeszcze jedną zaletę. Raty leasingowe mogą być zaliczane do kosztów prowadzenia działalności, co wpływa na rozliczenia podatkowe. O tym jednak warto powiedzieć szerzej później, bo tutaj pojawia się kilka istotnych zasad.

Jedno jest pewne – leasing stał się jednym z najpopularniejszych sposobów finansowania aut w firmach. I trudno się temu dziwić. Przedsiębiorcy cenią przewidywalność kosztów i możliwość regularnej wymiany samochodu na nowszy.

A propo leasingu i samochód. To warto zobaczyć ten artykuł: Jakie są największe firmy transportowe w Polsce?

Leasing operacyjny czy finansowy – który wybierają przedsiębiorcy?

Kiedy zaczynasz czytać o leasingu samochodu, szybko pojawiają się dwa pojęcia: leasing operacyjny i leasing finansowy. Różnica między nimi jest dość istotna, choć na pierwszy rzut oka umowy wyglądają podobnie – rata co miesiąc, auto w firmie i możliwość wykupu.

Najczęściej spotykany w Polsce jest leasing operacyjny. W tym wariancie samochód przez cały okres trwania umowy pozostaje własnością firmy leasingowej. Przedsiębiorca korzysta z pojazdu i opłaca raty, a po zakończeniu umowy może zdecydować się na wykup.

Dla firm ważne są tu kwestie podatkowe. W leasingu operacyjnym:

• Raty leasingowe można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
• Opłata wstępna również trafia do kosztów.
• VAT najczęściej rozliczany jest razem z ratą.

To rozwiązanie jest szczególnie popularne w małych i średnich firmach. Dlaczego? Bo pozwala rozłożyć wydatki w czasie i jednocześnie optymalizować podatki.

Druga opcja to leasing finansowy. Tutaj mechanizm jest trochę inny. Samochód trafia do majątku firmy już w momencie podpisania umowy. Oznacza to, że przedsiębiorca dokonuje amortyzacji pojazdu – czyli rozlicza jego wartość w czasie.

Raty w leasingu finansowym mają inną konstrukcję. Do kosztów można zaliczyć część odsetkową oraz amortyzację, ale sama rata nie jest traktowana tak samo jak w leasingu operacyjnym.

Czy to rozwiązanie jest gorsze? Niekoniecznie. Po prostu wybierają je głównie firmy, które mają określone potrzeby księgowe albo inwestycyjne.

W praktyce zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na leasing operacyjny samochodu. Jest prostszy w rozliczeniach i bardziej przewidywalny. Do tego często daje możliwość stosunkowo niskiego wykupu auta na końcu umowy.

A jak wygląda sam proces podpisania leasingu? Czy to długa procedura z wieloma formalnościami? Niekoniecznie – w wielu przypadkach całość można zamknąć w kilka dni.

Jak wygląda procedura wzięcia samochodu w leasing w firmie?

Na początku pojawia się wybór samochodu. Czasem jest to nowe auto z salonu, czasem używane z komisu albo od dealera. Leasingodawcy finansują oba warianty, choć w przypadku starszych pojazdów mogą pojawić się dodatkowe warunki.

Gdy samochód jest już wybrany, rozpoczyna się proces leasingowy. Wbrew pozorom nie jest on szczególnie skomplikowany.

Najczęściej wygląda to tak:

• Wybierasz samochód i ustalasz jego cenę ze sprzedawcą.
• Składasz wniosek leasingowy w wybranej firmie finansującej.
• Leasingodawca sprawdza podstawowe dane firmy.
• Po akceptacji przygotowywana jest umowa.

Samochód zostaje kupiony przez firmę leasingową i przekazany do użytkowania.

Czas całej procedury zależy głównie od wieku firmy i kompletności dokumentów. W przypadku przedsiębiorstw działających dłużej decyzja leasingowa bywa wydawana nawet tego samego dnia. Przy nowych działalnościach proces może potrwać trochę dłużej.

Ciekawostka – część salonów samochodowych współpracuje bezpośrednio z firmami leasingowymi. W praktyce oznacza to, że formalności można załatwić przy okazji zakupu auta. Sprzedawca przygotowuje ofertę finansowania, a przedsiębiorca wybiera wariant dopasowany do budżetu firmy.

Na tym etapie ustala się kilka ważnych elementów umowy:

• Wysokość wpłaty początkowej.
• Okres leasingu.
• Wysokość miesięcznej raty.
• Kwotę wykupu po zakończeniu umowy.

Warto chwilę nad tym posiedzieć i policzyć różne warianty. Czasem niewielka zmiana parametrów – np. dłuższy okres leasingu – potrafi znacząco obniżyć miesięczną ratę.

Pozostaje jeszcze jedna kwestia, która często pojawia się przy leasingu: dokumenty. Czy firma musi przygotować dużą ilość formalności, aby dostać finansowanie?

Jakie dokumenty są potrzebne, żeby wziąć auto w leasing?

Formalności przy leasingu są zwykle dużo prostsze niż przy kredycie bankowym. W wielu przypadkach wystarczy kilka podstawowych informacji o firmie. Leasingodawcy sprawdzają kondycję przedsiębiorstwa, ale cały proces jest zazwyczaj dość szybki.

Najczęściej wymagane są podstawowe dane identyfikacyjne działalności. W przypadku jednoosobowej firmy będzie to wpis w CEIDG, a przy spółkach – dane z KRS. Do tego dochodzą informacje o dochodach oraz okresie prowadzenia działalności.

Czasami wystarczy naprawdę niewiele. W szczególności przy mniejszych kwotach leasingu.

Najczęściej potrzebne są:

• Dowód osobisty właściciela firmy.
• Numer NIP oraz REGON przedsiębiorstwa.
• Dokument potwierdzający rejestrację działalności.
• Podstawowe dane finansowe firmy.

W przypadku firm działających od niedawna leasingodawca może poprosić o dodatkowe informacje. Czasem jest to zestawienie przychodów z kilku miesięcy, czasem deklaracja podatkowa. Niektóre firmy finansujące sprawdzają także historię w bazach takich jak BIK czy KRD.

Czy nowa działalność może dostać leasing? Tak, choć warunki bywają wtedy trochę inne. Zdarza się na przykład wyższa wpłata początkowa, która zmniejsza ryzyko finansującego.

Dużo zależy też od wartości samochodu. Przy popularnych modelach osobowych procedura jest zazwyczaj szybka i dość prosta. Przy drogich autach albo specjalistycznych pojazdach firmy leasingowe dokładniej analizują sytuację przedsiębiorstwa.

Ciekawą opcją jest tzw. leasing uproszczony. W takim wariancie formalności są ograniczone do minimum – czasem wystarczy tylko dowód osobisty i podstawowe dane firmy. Decyzja zapada szybko, a samochód można odebrać nawet w ciągu kilku dni.

Dla wielu przedsiębiorców to duża zaleta. Zamiast długiego procesu kredytowego pojawia się finansowanie, które można dopasować do aktualnej sytuacji firmy.

Zostaje jeszcze kwestia podatków. Właśnie tutaj leasing samochodu ma dla przedsiębiorców sporo praktycznych plusów.