W wielu firmach pracownicy wykonują swoje obowiązki zawodowe nie tylko za biurkiem czy w siedzibie firmy, ale również na dłuższych i krótszych wyjazdach. Jest to związane najczęściej z utrzymywaniem pozytywnych relacji z klientami, poszukiwaniem nowych rynków zbytu czy rozwojem firmy. Warto jednak pamiętać, że pracownik podróżujący w imieniu firmy może liczyć na to, że pracodawca zwróci mu wszystkie poniesione koszty.
Podróż służbowa najczęściej wymaga odpowiedniego przygotowania i dopięcia wszystkiego na ostatni guzik. Przede wszystkim trzeba zarezerwować odpowiedni hotel czy inne miejsce na nocleg. Jeśli interesuje nas hotel Wisła SPA lub inny obiekt w dowolnej lokalizacji, warto sprawdzić, jakie faktycznie są w nim warunki i czy obiekt posiada różnorodne udogodnienia dla klientów biznesowych. Hotel warto rezerwować z odpowiednim wyprzedzeniem, dzięki temu będzie można później zająć się sprawami zawodowymi zamiast na ostatnią chwilę poszukiwać dobrego noclegu.
Podróż własnym autem
Kolejną kwestią, którą należy ustalić, jest środek transportu, jakim pracownicy będą poruszać się w trakcie służbowych podróży. Wiele osób ma do dyspozycji służbowe samochody lub wybiera się w podróż pociągiem czy samolotem. Jednak bywa też i tak, że pracownik musi dojechać na ważne spotkanie własnym samochodem. Oczywiście, jest to jedynie jego dobra wola, z której często skorzysta, po podróżowanie autem jest zdecydowanie wygodniejsze niż korzystanie z transportu zbiorowego. Warto jednak pamiętać, że wtedy pracownik ma prawo domagać się od pracodawcy zwrotu za benzynę oraz wszelkich innych poniesionych kosztów związanych z eksploatacją prywatnego samochodu. W większości firm funkcjonuje pojęcie tak zwanej kilometrówki, czyli koszty dojazdu są zwracane w zależności od tego, ile kilometrów pracownik pokonał. Najczęściej trzeba mieć także dowody zakupu paliwa czy innych elementów potrzebnych do samochodu.
Nie ma obowiązku podróżować za swoje
Pracownicy, którzy podróżują służbowo, powinni mieć świadomość, że nie muszą i nie powinni ponosić jakichkolwiek wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Dotyczy to nie tylko noclegu czy opłacenia środka transportu, ale również wszystkich innych wydatków, jakie ponosimy na wyjeździe, jak choćby zaproszenie na obiad ważnych inwestorów czy kontrahentów lub zorganizowanie spotkania dla osób zainteresowanych daną tematyką czy ofertą firmy. Jeśli pracodawca wymaga finansowania jakichkolwiek kwestii z kieszeni pracownika, ten ma prawo odmówić wykonywania obowiązków zawodowych. Pracuje się bowiem dla zarabiania pieniędzy, a nie dla odciążania pracodawcy z różnego rodzaju wydatków. Warto już przed pierwsza podróżą służbową bardzo dokładnie ustalić z pracodawcą wszystkie kwestie finansowe, dzięki temu ani w trakcie podróży służbowej, ani po jej zakończeniu nie będzie w tym temacie żadnych niedomówień.